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Glossar zur digitalen Schulverwaltung
Kompakte Definitionen zu allen wichtigen Begriffen – von SVWS-Server bis Schulpflichtüberwachung. Für Schulen, Schulträger und Eltern.
Amtliche Schulstatistik (ASS)
Die Amtliche Schulstatistik (ASS) ist eine jährlich verpflichtende Meldung aller Schulen in NRW an das Ministerium für Schule und Bildung. Gemeldet werden u. a. Schüler:innen-Zahlen, Klassenbildungen, Lehrkraft-Stunden und Unterrichtsausfall. Die Daten fließen typischerweise aus SchILD oder SVWS. schoolboost unterstützt Schulen beim sauberen Datenstand, sodass die ASS-Meldung ohne manuelle Nacharbeit läuft.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt gemäß DSGVO Art. 28, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen (hier: der Schule bzw. des Schulträgers) verarbeitet. Jede Schule muss mit Software-Anbietern einen AVV abschließen, bevor personenbezogene Daten übergeben werden. schoolboost stellt AV-Verträge für Schulen und Schulträger zentral bereit.
Broadcast (Rundsendung)
Broadcasts sind gezielte Einweg-Mitteilungen der Schulleitung an definierte Empfängergruppen (Kollegium, Klassen, Jahrgangsstufen, einzelne Eltern). Anders als Chats sind sie für dringende oder organisatorische Informationen gedacht – Raumänderungen, pädagogische Tage, Hitzefrei – und vermeiden Rückfragen-Chaos in offenen Kanälen.
BSI-Grundschutz
Der IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert Mindeststandards für den sicheren Betrieb von IT-Systemen. Für Schulträger ist die Orientierung daran ein wichtiges Vergabekriterium. schoolboost orientiert sich am BSI-Grundschutz und dokumentiert Schutzmaßnahmen zu Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe und Verschlüsselung nachvollziehbar.
CityDashboard
Das CityDashboard ist die Steuerungsplattform für Schulträger (Städte und Kommunen). Es bündelt Daten aus SVWS-Server und Einwohnermeldeamt und verteilt sie an angebundene Apps. Die Plattform ermöglicht Schulpflichtüberwachung, Pflichtberichte, Schulentwicklungsplanung und transparente Auswertungen über alle Schulen einer Kommune hinweg.
Digitale Krankmeldung
Die digitale Krankmeldung ersetzt den Telefonanruf der Eltern im Sekretariat. Eltern melden per App, das System verteilt die Information automatisch ins Klassenbuch und in die Liste kranker Schüler. Zusätzlich können Lehrkräfte unentschuldigte Fehlzeiten nachtragen; das System informiert dann automatisch die Eltern.
Digitales Klassenbuch
Das digitale Klassenbuch ersetzt die Papierform und dokumentiert Unterricht, Anwesenheit, Hausaufgaben und Lernverlauf zentral. Lehrkräfte erfassen pro Stunde Inhalte und Fehlzeiten; die Dokumentation ist durchsuchbar, rechtssicher und DSGVO-konform gespeichert. Im Wochenbericht werden Inhalte, Lernentwicklung und Sozialverhalten strukturiert pro Woche festgehalten.
DigitalPakt Schule
Der DigitalPakt Schule ist ein Förderprogramm von Bund und Ländern für die digitale Ausstattung von Schulen. Schulträger können über diesen Topf Infrastruktur, Endgeräte und Software – darunter auch Plattformen wie schoolboost – kofinanzieren. Seit 2024 gibt es einen Folgepakt für laufenden Betrieb und Software-Abos.
DSGVO-konform
Eine Software ist DSGVO-konform, wenn sie den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung entspricht: ausschließliche Speicherung auf EU-Servern (bei schoolboost: Deutschland), klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, Auskunfts- und Löschrechte, verschlüsselte Übertragung sowie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit dem Anbieter. Für Schulen ist das verpflichtend, da personenbezogene Daten von Minderjährigen verarbeitet werden.
Elternsprechtag (digital)
Ein digitaler Elternsprechtag ersetzt Listen und Telefonate durch Online-Terminbuchung. Die Schule legt den Sprechtag mit Zeitfenstern pro Lehrkraft an; Eltern buchen per QR-Code oder Link ihren Slot selbst. Das System prüft Verfügbarkeiten, vermeidet Doppelbuchungen und pflegt Termine automatisch in den Lehrkraft-Kalender ein.
Haushaltssperre & Schulhaushalt
Bei einer Haushaltssperre werden neue Ausgaben im kommunalen Haushalt vorübergehend blockiert oder nur eingeschränkt genehmigt. Laufende Verträge und bestehende Digitalisierungsprojekte bleiben meist weiter zulässig. Schulträger können in dieser Phase durch Konsolidierung bestehender Tools auf eine Plattform (z. B. schoolboost) Kosten senken, ohne ein klassisches Neuprojekt zu starten.
Inklusion (Schulsoftware)
Inklusion bezeichnet den gemeinsamen Unterricht von Schüler:innen mit und ohne sonderpädagogischem Förderbedarf. Schulsoftware unterstützt Inklusion durch individuelle Förderpläne, sichere Dokumentation von AO-SF-Verfahren, differenzierte Lernstandserfassung und barrierearme Oberflächen. schoolboost bildet Förderbedarfe in der Schülerakte ab und schützt sensible Daten strikt rollenbasiert.
LDAP
LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) ist das Standardprotokoll, um Benutzerverzeichnisse abzufragen. Schulen nutzen es oft in Kombination mit UCS, Active Directory oder eigenen Identity-Providern, um Logins und Gruppenzugehörigkeiten zentral zu verwalten. schoolboost unterstützt LDAP für den automatischen Import von Lehrkräften, Schüler:innen und Klassen.
Lernmanagement-System (LMS)
Ein Lernmanagement-System (LMS) wie Moodle, itslearning oder Logineo LMS NRW stellt digitale Kurse, Aufgaben, Materialien und Bewertungen bereit. Es ist pädagogisch orientiert und ergänzt Schulverwaltungs-Tools. schoolboost ist kein LMS, lässt sich aber über SSO und APIs mit einem LMS koppeln, sodass Nutzer:innen nur einen Login brauchen.
Medienzentrum
Medienzentren sind kommunale oder regionale Stellen, die Schulen mit Lernmaterialien, Geräten und IT-Beratung versorgen. Sie begleiten häufig die Einführung neuer Schulsoftware, betreuen pädagogische Netze und schulen Lehrkräfte. Für Schulträger sind Medienzentren wichtige Partner bei Rollouts von Plattformen wie schoolboost.
OGS (Offene Ganztagsschule)
Die Offene Ganztagsschule (OGS) ist ein freiwilliges Betreuungsangebot an Grundschulen, vor allem in NRW, das über den regulären Unterricht hinaus nachmittags Betreuung und Förderung bietet. Die OGS-Verwaltung umfasst Anwesenheitserfassung, Abholzeiten, Abholpersonen und Bemerkungen – ideal vernetzt mit Krankmeldungen und Klassenbuch.
Pädagogisches Netz vs. Verwaltungsnetz
Schulen betreiben typischerweise zwei getrennte Netzwerke: das pädagogische Netz (Unterrichts-PCs, Tablets, WLAN für Schüler:innen) und das Verwaltungsnetz (Sekretariat, Schulleitung, SchILD/SVWS). Die Trennung ist datenschutzrechtlich geboten, weil Verwaltungsdaten (Noten, Adressen) nicht im Unterrichtsnetz landen dürfen. schoolboost wird rollenbasiert bereitgestellt und respektiert diese Trennung.
QUA-LiS NRW
Die Qualitäts- und UnterstützungsAgentur – Landesinstitut für Schule (QUA-LiS NRW) ist eine nachgeordnete Behörde des NRW-Schulministeriums. Sie verantwortet u. a. die Weiterentwicklung von SchILD, SVWS-Server sowie Lehrpläne und Prüfungsformate. Für Schulträger ist QUA-LiS zentrale Ansprechstelle bei Fragen rund um die amtliche Schulverwaltungssoftware.
SCHILD 3.0
SCHILD 3.0 ist der aktuelle Nachfolger von SCHILD 2.0 (SchILD-NRW). Es greift auf dieselbe Datenbank zu wie der SVWS-Server und gehört zum Modernisierungsprogramm der NRW-Schulverwaltungssoftware. Schulen, die von SCHILD 2.0 migrieren, können ihre Daten weiter verwenden. schoolboost synchronisiert bidirektional mit SCHILD 3.0 / SVWS.
SchILD-NRW
SchILD-NRW (Schul-Informations- und Lenkungsdienst) ist die historische Schulverwaltungssoftware in Nordrhein-Westfalen. SchILD 2.0 ist die klassische Version; SchILD 3.0 ist der aktuelle Nachfolger und greift auf dieselbe Datenbank wie der SVWS-Server zu. Viele Schulen nutzen SchILD noch für Statistikmeldungen und Notenverwaltung. schoolboost unterstützt den Übergang zwischen den Versionen nahtlos.
Schulamt & Schulaufsicht
Das Schulamt ist die untere Schulaufsichtsbehörde (meist auf Kreisebene) und zuständig für Grund-, Haupt- und Förderschulen. Die obere Schulaufsicht liegt bei den Bezirksregierungen und betreut weiterführende Schulen. Beide überwachen u. a. Schulpflicht, Unterrichtsversorgung und Personalentscheidungen. schoolboost-Daten werden – wo nötig – im richtigen Format bereitgestellt.
Schulanmeldung (digital)
Die digitale Schulanmeldung ermöglicht Eltern, ihr Kind online an einer Grund- oder weiterführenden Schule anzumelden. Formular, Dokumenten-Upload (z. B. Geburtsurkunde) und Statusverfolgung laufen digital. Schulträger erhalten die Anmeldungen zentral im CityDashboard und können sie zeitnah bearbeiten.
Schulbewerbung.de
Schulbewerbung.de ist das offizielle Anmeldeportal für weiterführende Schulen in Nordrhein-Westfalen. Eltern und Schülerinnen bewerben sich dort zentral. Die Daten werden anschließend an die aufnehmenden Schulen weitergegeben. Das CityDashboard von schoolboost kann Bewerbungen mit Meldedaten und Schulpflichtübersicht automatisiert abgleichen.
Schülerakte
Die Schülerakte bündelt alle relevanten Informationen zu einer Schülerin oder einem Schüler: Stammdaten, Erziehungsberechtigte, Schullaufbahn, Zeugnisse, Förderbedarfe, Krankenakte-Notizen und Dokumente. Sie unterliegt strengem Datenschutz. schoolboost bietet eine digitale Schülerakte mit klaren Berechtigungsstufen – Inhalte sehen nur Personen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Schulkonferenz
Die Schulkonferenz ist das zentrale Mitwirkungsgremium einer Schule – mit Vertreter:innen aus Lehrkräften, Eltern und (ab Sek. I) Schüler:innen. Sie entscheidet u. a. über Schulprogramm, Mitteleinsatz und Einsatz digitaler Werkzeuge. Die Einführung einer neuen Schulsoftware wird typischerweise in der Schulkonferenz beschlossen.
Schulpflicht
Die Schulpflicht verpflichtet in Deutschland alle Kinder und Jugendlichen, eine Schule zu besuchen. Sie beginnt regulär mit dem 6. Lebensjahr und dauert je nach Bundesland 9 bis 10 Jahre (Vollzeit). Die Schulpflicht wird von Kommunen überwacht; Verstöße lösen Bußgeld- und Zwangsverfahren aus. schoolboost unterstützt die Schulpflichtüberwachung mit automatischem Abgleich zwischen Meldedaten und Schulanmeldungen.
Schulpflichtüberwachung
Die Schulpflichtüberwachung ist eine kommunale Pflichtaufgabe: Kommunen müssen sicherstellen, dass jedes schulpflichtige Kind eingeschult ist und regelmäßig unterrichtet wird. Dazu gleichen sie Daten aus dem Einwohnermelderegister mit Schulanmeldungen und Klassenzuweisungen ab. Das CityDashboard automatisiert diesen Abgleich und macht Lücken sichtbar.
Schulträger
Der Schulträger ist der Betreiber einer Schule – bei öffentlichen Schulen meist die Kommune (Stadt oder Landkreis), bei Privatschulen ein Verein oder Stiftung. Schulträger verantworten Infrastruktur, IT, Gebäude und Personal (Sekretariat, Hausmeister). Sie benötigen eine Steuerungsplattform wie das CityDashboard, um alle Schulen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu überblicken.
Single Sign-On (SSO) an Schulen
Single Sign-On erlaubt Lehrkräften, Schüler:innen und Eltern, sich mit einer einzigen digitalen Identität bei mehreren Schul-Tools anzumelden. Typische Provider im Schulumfeld sind Google Workspace for Education, Microsoft 365 Education, UCS/Univention und Landeslösungen wie Logineo NRW. schoolboost unterstützt alle gängigen SSO-Varianten.
Startchancen-Programm
Das Startchancen-Programm ist ein gemeinsames Bund-Länder-Förderprogramm für rund 4 000 Schulen in sozial belasteten Lagen. Über 10 Jahre fließen etwa 20 Milliarden Euro in bauliche, personelle und digitale Verbesserungen. Für digitale Schulverwaltung (Software, Geräte, Support) sind Startchancen-Mittel explizit einsetzbar.
SVWS-Server
Der SVWS-Server (Schulverwaltungssoftware-Server) ist die amtliche Schulverwaltungssoftware für Schulen in Nordrhein-Westfalen. Er wird vom Land NRW bereitgestellt und löst langfristig SchILD-NRW ab. Schulen führen dort Schülerakten, Klassenstrukturen, Noten und Statistikmeldungen. schoolboost bietet als einziger Anbieter eine bidirektionale Schnittstelle zum SVWS-Server: Daten fließen in beide Richtungen und werden synchron gehalten.
UCS (Univention Corporate Server)
UCS ist eine von Univention entwickelte Open-Source-Server-Plattform, die in Deutschland an vielen Schulen für Identitätsmanagement (IDM), Rechteverwaltung und SSO eingesetzt wird. Die Variante UCS@school deckt typische Schul-Workflows (Klassen, Benutzer, Drucker) ab. schoolboost integriert sich direkt mit UCS, sodass Schülerkonten automatisch synchronisiert werden.
Vertretungsplan
Der Vertretungsplan dokumentiert, welche Unterrichtsstunden aufgrund von Lehrkräfte-Ausfall oder Raumwechsel angepasst werden. Bei einer digitalen Lösung werden Vertretungen direkt im Stundenplan aller Beteiligten aktualisiert, Klassen und Eltern werden automatisch informiert. schoolboost integriert den Vertretungsplan nahtlos mit Klassenbuch und Elternkommunikation.
Wochenbericht (Klassenbuch)
Der Wochenbericht ist ein pädagogisches Format innerhalb des digitalen Klassenbuchs: Lehrkräfte fassen pro Woche Lerninhalte, Sozialverhalten und besondere Ereignisse einer Klasse strukturiert zusammen. Eltern und Kolleg:innen erhalten dadurch einen überblickhaften Stand, ohne Einzelstunden durchzugehen. In schoolboost ist der Wochenbericht direkt mit den Einzelstunden verknüpft.