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Glossar zur digitalen Schulverwaltung
Kompakte Definitionen zu allen wichtigen Begriffen – von SVWS-Server bis Schulpflichtüberwachung. Für Schulen, Schulträger und Eltern.
SVWS-Server
Der SVWS-Server (Schulverwaltungssoftware-Server) ist die amtliche Schulverwaltungssoftware für Schulen in Nordrhein-Westfalen. Er wird vom Land NRW bereitgestellt und löst langfristig SchILD-NRW ab. Schulen führen dort Schülerakten, Klassenstrukturen, Noten und Statistikmeldungen. schoolboost bietet als einziger Anbieter eine bidirektionale Schnittstelle zum SVWS-Server: Daten fließen in beide Richtungen und werden synchron gehalten.
Digitales Klassenbuch
Das digitale Klassenbuch ersetzt die Papierform und dokumentiert Unterricht, Anwesenheit, Hausaufgaben und Lernverlauf zentral. Lehrkräfte erfassen pro Stunde Inhalte und Fehlzeiten; die Dokumentation ist durchsuchbar, rechtssicher und DSGVO-konform gespeichert. Im Wochenbericht werden Inhalte, Lernentwicklung und Sozialverhalten strukturiert pro Woche festgehalten.
CityDashboard
Das CityDashboard ist die Steuerungsplattform für Schulträger (Städte und Kommunen). Es bündelt Daten aus SVWS-Server und Einwohnermeldeamt und verteilt sie an angebundene Apps. Die Plattform ermöglicht Schulpflichtüberwachung, Pflichtberichte, Schulentwicklungsplanung und transparente Auswertungen über alle Schulen einer Kommune hinweg.
Schulpflichtüberwachung
Die Schulpflichtüberwachung ist eine kommunale Pflichtaufgabe: Kommunen müssen sicherstellen, dass jedes schulpflichtige Kind eingeschult ist und regelmäßig unterrichtet wird. Dazu gleichen sie Daten aus dem Einwohnermelderegister mit Schulanmeldungen und Klassenzuweisungen ab. Das CityDashboard automatisiert diesen Abgleich und macht Lücken sichtbar.
OGS (Offene Ganztagsschule)
Die Offene Ganztagsschule (OGS) ist ein freiwilliges Betreuungsangebot an Grundschulen, vor allem in NRW, das über den regulären Unterricht hinaus nachmittags Betreuung und Förderung bietet. Die OGS-Verwaltung umfasst Anwesenheitserfassung, Abholzeiten, Abholpersonen und Bemerkungen – ideal vernetzt mit Krankmeldungen und Klassenbuch.
Schulträger
Der Schulträger ist der Betreiber einer Schule – bei öffentlichen Schulen meist die Kommune (Stadt oder Landkreis), bei Privatschulen ein Verein oder Stiftung. Schulträger verantworten Infrastruktur, IT, Gebäude und Personal (Sekretariat, Hausmeister). Sie benötigen eine Steuerungsplattform wie das CityDashboard, um alle Schulen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu überblicken.
SchILD-NRW
SchILD-NRW (Schul-Informations- und Lenkungsdienst) ist die historische Schulverwaltungssoftware in Nordrhein-Westfalen. Sie wird vom neuen SVWS-Server schrittweise abgelöst. Viele Schulen nutzen SchILD noch für Statistikmeldungen und Notenverwaltung. schoolboost unterstützt den Übergang von SchILD zu SVWS.
DSGVO-konform
Eine Software ist DSGVO-konform, wenn sie den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung entspricht: ausschließliche Speicherung auf EU-Servern (bei schoolboost: Deutschland), klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, Auskunfts- und Löschrechte, verschlüsselte Übertragung sowie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit dem Anbieter. Für Schulen ist das verpflichtend, da personenbezogene Daten von Minderjährigen verarbeitet werden.
Vertretungsplan
Der Vertretungsplan dokumentiert, welche Unterrichtsstunden aufgrund von Lehrkräfte-Ausfall oder Raumwechsel angepasst werden. Bei einer digitalen Lösung werden Vertretungen direkt im Stundenplan aller Beteiligten aktualisiert, Klassen und Eltern werden automatisch informiert. schoolboost integriert den Vertretungsplan nahtlos mit Klassenbuch und Elternkommunikation.
Digitale Krankmeldung
Die digitale Krankmeldung ersetzt den Telefonanruf der Eltern im Sekretariat. Eltern melden per App, das System verteilt die Information automatisch ins Klassenbuch und in die Liste kranker Schüler. Zusätzlich können Lehrkräfte unentschuldigte Fehlzeiten nachtragen; das System informiert dann automatisch die Eltern.
Elternsprechtag (digital)
Ein digitaler Elternsprechtag ersetzt Listen und Telefonate durch Online-Terminbuchung. Die Schule legt den Sprechtag mit Zeitfenstern pro Lehrkraft an; Eltern buchen per QR-Code oder Link ihren Slot selbst. Das System prüft Verfügbarkeiten, vermeidet Doppelbuchungen und pflegt Termine automatisch in den Lehrkraft-Kalender ein.
Schulbewerbung.de
Schulbewerbung.de ist das offizielle Anmeldeportal für weiterführende Schulen in Nordrhein-Westfalen. Eltern und Schülerinnen bewerben sich dort zentral. Die Daten werden anschließend an die aufnehmenden Schulen weitergegeben. Das CityDashboard von schoolboost kann Bewerbungen mit Meldedaten und Schulpflichtübersicht automatisiert abgleichen.
Schulanmeldung (digital)
Die digitale Schulanmeldung ermöglicht Eltern, ihr Kind online an einer Grund- oder weiterführenden Schule anzumelden. Formular, Dokumenten-Upload (z. B. Geburtsurkunde) und Statusverfolgung laufen digital. Schulträger erhalten die Anmeldungen zentral im CityDashboard und können sie zeitnah bearbeiten.
Broadcast (Rundsendung)
Broadcasts sind gezielte Einweg-Mitteilungen der Schulleitung an definierte Empfängergruppen (Kollegium, Klassen, Jahrgangsstufen, einzelne Eltern). Anders als Chats sind sie für dringende oder organisatorische Informationen gedacht – Raumänderungen, pädagogische Tage, Hitzefrei – und vermeiden Rückfragen-Chaos in offenen Kanälen.
DigitalPakt Schule
Der DigitalPakt Schule ist ein Förderprogramm von Bund und Ländern für die digitale Ausstattung von Schulen. Schulträger können über diesen Topf Infrastruktur, Endgeräte und Software – darunter auch Plattformen wie schoolboost – kofinanzieren. Seit 2024 gibt es einen Folgepakt für laufenden Betrieb und Software-Abos.