Wie trage ich eine Vertretung ein?
Fällt eine Lehrkraft aus oder muss ein Raum gewechselt werden, pflegen Sie das zentral im Vertretungsplan. Schulleitung oder berechtigte Lehrkräfte tragen die Änderung ein – das System verteilt sie automatisch an das Kollegium, das Klassenbuch und an die betroffenen Eltern.
Schritt für Schritt
- 1
Schuleinstellungen öffnen
Loggen Sie sich als Schulleitung oder mit entsprechender Berechtigung ein und öffnen Sie die Schuleinstellungen Ihrer Schule.
- 2
Vertretungsplan aufrufen
Klicken Sie im Menü der Schuleinstellungen auf Vertretungsplan.
- 3
Betroffene Lehrkraft auswählen
Wählen Sie aus der Liste die Lehrkraft, deren Unterricht angepasst werden soll. Sie sehen alle regulären Stunden der Woche.
- 4
Abwesenheit mit Grund eintragen
Geben Sie Zeitraum und Grund der Abwesenheit ein (z. B. Krankheit, Fortbildung). Die betroffenen Stunden werden automatisch markiert.
- 5
Status pro Stunde wählen
Legen Sie für jede Stunde fest, wie verfahren wird: Offen (noch unklar), Vertretung (mit Ersatzlehrkraft), Entfall (keine Betreuung) oder Verschiebung.
- 6
Ersatzlehrkraft zuweisen
Bei Status Vertretung wählen Sie eine oder mehrere Lehrkräfte als Ersatz aus. Die ausgewählten Personen sehen die Stunde sofort in ihrem Stundenplan.
- 7
Speichern – fertig
Mit dem Speichern werden Kollegium, betroffene Klassen und Eltern automatisch benachrichtigt. Das Klassenbuch wird entsprechend angepasst.
Tipps aus der Praxis
- Vertretungen können Sie auch kurzfristig am gleichen Tag eintragen – alle betroffenen Beteiligten erhalten sofort eine Push-Nachricht.
- Bei Klassenaufteilung können Sie mehrere Vertretungslehrkräfte pro Stunde auswählen. Jede Person sieht die Stunde in ihrem Plan.
- Langfristige Vertretungen (z. B. über Wochen) am besten als Zeitraum-Abwesenheit eintragen – das System erstellt automatisch alle betroffenen Einzelstunden.
Häufige Probleme
Ich sehe den Menüpunkt Vertretungsplan nicht.
Das Vertretungsplan-Modul erfordert eine Berechtigung. Wenden Sie sich an die Schulleitung, um die Rolle zuweisen zu lassen.
Ich kann die Vertretung nicht speichern.
Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder (Zeitraum, Grund, Status) ausgefüllt sind. Bei Status Vertretung muss mindestens eine Ersatzlehrkraft gewählt sein.
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