Von Papierchaos zu digitaler Effizienz: Elternsprechtag neu organisiert

Von Papierchaos zu digitaler Effizienz: Elternsprechtag neu organisiert

Viele Lehrer:innen kennen das Zettelchaos bei der Planung des Elternsprechtags nur zu gut. „Die Organisation des Elternsprechtags stellt eine echte Herausforderung dar und bedarf viel Zeit,“ berichtet eine Lehrkraft aus Köln. Nachdem intern organisiert wurde, welche Lehrkraft zu welcher Uhrzeit in welchem Raum verfügbar ist, beginnt das Zettelchaos. Schüler:innen bekommen Terminzettel für ihre Eltern, die ausgefüllt zurückgegeben werden müssen. Dabei verschwinden Zettel oft, es gibt hohen Papierverbrauch und die manuelle Terminplanung startet. „Besonders die zeitliche Organisation der Verfügbarkeiten der Eltern frisst viel Zeit. Zudem kommt es leider immer wieder zu Doppelvergaben bei Terminen, die zu Wartezeiten führen.“ In Zeiten des digitalen Wandels sehnen sich viele Lehrkräfte nach einfach anwendbaren digitalen Tools, um Prozesse wie den Elternsprechtag zu automatisieren und zu vereinfachen.

 

Die Einführung der digitalen Organisation des Elternsprechtags

Mittlerweile greifen viele Schulen zu digitalen Tools, um die Schulorganisation zu verbessern und beginnen oft mit der digitalen Organisation des Elternsprechtags. „Im vergangenen Jahr entschieden wir uns, den Elternsprechtag mit einem digitalen Tool zu organisieren. Die Umstellung verlief überraschend reibungslos und brachte zahlreiche Vorteile mit sich,“ berichtet eine Lehrkraft einer Kölner Schule. Der größte Vorteil besteht in der Zeitersparnis durch die automatisierte Organisation. Binnen kürzester Zeit kann der Elternsprechtag digital angelegt und an die Eltern verbreitet werden. Diese können bequem online ihre Termine buchen und müssen keine Sorge haben, dass der Zettel nicht bei der Lehrkraft ankommt. Lehrer:innen können die Termine manuell oder automatisch bestätigen und erhalten eine Übersicht aller Termine.

Die Zeitersparnis bei der Organisation trägt zudem dazu bei, dass Lehrkräfte die gewonnene Zeit in die Vorbereitung des Elternsprechtags oder andere schulische Aufgaben stecken können. „Seitdem wir den Elternsprechtag an der Schule digital organisieren, steht er wieder in einem positiveren Licht anstatt in einem, das von viel Aufwand und Mühe geprägt ist.“

 

Fazit

Das Feedback von Lehrkräften, die den Elternsprechtag digital organisieren ist durchweg positiv. “Die Umstellung auf ein digitales Tool vereinfacht die Organisation des Elternsprechtags erheblich. Die Effizienzsteigerung und die Zeitersparnis sind enorm und sowohl Lehrer:innen als auch Eltern sind mit der neuen Methode sehr zufrieden. Ebenso ist positiv zu nennen, dass entgegen unserer anfänglichen Sorge, alle Eltern mit der Buchung der Termine zurechtkommen und wir positive Rückmeldungen über die neue Organisation erhalten haben.” Lehrkraft aus Köln.

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